מציאת אולם אירועים

אז החלטתם להתחתן... עכשיו מתחיל כל הכאב ראש הכרוך בארגון האירוע – והכאב ראש הגדול ביותר הוא הצורך במציאת אולם. איך עושים זאת כמו שצריך...? מה עלינו לחפש על מנת למצוא את האולם המושלם..? מדריך זה ייתן לכם מספר עצות אשר ידריכו אתכם ויכוונו אתכם אל אולם החלומות שלכם.

אז מה בעצם עליכם לחפש?

מקום מספיק גדול

בראש ובראשונה, עליכם לוודא שהמקום מספיק גדול ומרווח, ומסוגל להכיל את כל המוזמנים שלכם. קחו בחשבון – המקום יכול להראות לכם עצום במידותיו כאשר הוא ריק, אבל כשמכניסים את כל הציוד, הספקים וכמובן האורחים – המקום עלול להיות קטן ודחוס מדי לפתע.

בקשו לבדוק את האולם כאשר מתנהל אירוע אחר בסגנון שלכם ובואו לראות את האולם בעיצומו של האירוע בעצמכם.

תכנון המקום

בכל אולם צריך להיות מקום הגיוני אשר בו יכולים מוזמני האירוע לאכול, לשתות, לדבר ולרקוד. נסו לצפות כאשר אתם באים לבחון את המקום היכן כל אזור. היכן ימוקם הבאר, איפה יאכלו האורחים והיכן ממוקמים השולחנות, איפה נמצא אזור קבלת הפנים ביחס לשאר האולם. בדקו שכל האזורים רחוקים אחד מן השני מספיק (אבל לא רחוקים מדי). בדקו גם שהאלמנטים באולם אינם מסתירים את זווית הראיה של המוזמנים (לא נעים לשבת מול עמוד כל הערב).

ישנם אולמות המתוכננים בצורה לא יעילה – אשר עלולה לפגום ברצף של האירוע. איך תרגישו אם באירוע שלכם האורחים יאכלו בצד אחד של האולם, ולעומת זאת הבר ימוקם רחוק מאוד – בצד השני של האולם(בהנחה שהאולם גדול מאוד ואינו קטן). האורחים יהיו מנותקים אחד מן השני. תאורה! תאורה נכונה יכולה לעשות את העבודה עבור אוירה מופלאה באירוע שלכם בדיוק כפי שתאורה לא טובה מספיק עלולה להרוס את האוירה באותו אירוע ממש.

אם האירוע שלכם מתנהל בשעות היום , ודאו שבאולם יש הרבה חלונות וחללים פתוחים(מי רוצה לשבת כמה שעות בחדר חשוך – כאשר השמש זורחת בחוץ...?). אם האירוע שלכם מתקיים בשעות הערב, בדקו שהאולם אינו חשוך\מואר מדי ושיש בקרה ושליטה על עוצמת התאורה במקום. נסו לבקר במקום באותה השעה שבה האירוע שלכם אמור להתקיים על מנת לקבל את התמונה הטובה ביותר על איך האירוע שלכם ייראה.

עיצוב ונוף

שאלה גדולה היא מה המוזמנים יראו באולם (כאשר הם לא בוהים בכם או מחייכים אל הצלם)? ישנם אופציות מגוונות ורבות מעבר לאולמות הסטנדרטים, יכול להיות שהאולם צופה אל הים והגלים, יוכל להיות שמחלונות האולם תראו את כל העיר הגדולה בלילה ויש אירועים שמתקיימים בטבע עצמו. בכל אופן , מקומות יוצאי דופן הם תמיד חגיגה לעיני המוזמנים ולאירוע בכלל.

אם אין נוף חיצוני יוצא דופן , הקפידו לשים לב לעיצוב ולאדריכלות מבנה האולם. ישנם אולמות עם תקרה גבוהה, תקרה נמוכה , עם עמודים \ בלי עמודים, נברשות עתיקות ומיוחדות, שטיחים, מדשאות, ציורי אומנות על הקירות והיד עוד נטויה. ישנם אלפי מקומות בעלי סגנונות שונים – עליכם רק לחפש את המקום המתאים לכם ביותר.

סאונד ואקוסטיקה

על המקום המיועד לאירוע הגדול שלכם להיות בעל אקוסטיקה טובה. אם המקום בעל הד גדול מדי, זה עלול לפגוע ב-dj ובלהקת הזמרים. כמו כן מקום שאינו מתוכנן כראוי והאקוסטיקה אינה טובה בו עלול להיגרם מצב בו מוזמני האירוע אינם שומעים אחד את השני וכל הזמן שומעים את הרעש מסביבם. אתם ממש לא רוצים שמוזמני האירוע שלכם יחזרו עם כאב ראש הביתה.

סוג הרצפה ותקרת האולם , כמו כן גודל המרחב וחומר הקירות וכמובן הרמקולים וסידורם הם רוב הגורמים המשפיעים על איכות הסאונד והאקוסטיקה באולם. תדאגו לשמוע את אותו סגנון המוזיקה שיהיה באירוע שלכם גם באירועים אחרים באותו המקום, מכל מיני מקומות אסטרטגיים כמו ברחבת הריקודים , בשולחנות , בבר וכדומה...

חניה

בדקו שלאולם יש מקום חניה מסודר וגדול מספיק לכל האורחים הצפויים להגיע, כמובן שרצוי שהחניה תהיה בחינם. אם אין חניון מסודר, בדקו שיש מספיק מקום לחנות ברחובות בקרבת מקום על מנת שלא יהיה מצב בו האורחים מאחרים לחופה כי כולם מחפשים חניה (מעבר לעצבנות ועוגמת הנפש שזה יגרום לאורחים – עוד לפני שהאירוע מתחיל, תיצבר בהם אנרגיה שלילית...).

אתם רוצים שכולם יהיו שמחים ורגועים באירוע שלכם. אם סידורי החניה במקום מאוד בעייתים, תדאגו למצוא פתרון יצירתי כגון : אוטובוס שיוביל את האורחים למקום האירוע מחניון מסודר, הסעות מאורגנות מהבתים של האורחים וכדומה...

עלות מול תועלת

כמובן שזהו אחד המרכיבים החשובים ביותר בבחירת האולם. כל אחד היה רוצה להתחתן בטירה מן המאה ה19 בחצור הגלילית, אבל מה לעשות שככל שהמקום יותר מרשים ומיוחד – בדרך כלל גם המחיר עולה בהתאם.

צריך לדעת למצוא את המקום המתאים לכם ביותר בהתאם למסגרת היכולות הכלכליות שלכם (בתקווה שיש לכם הורים עשירים ונחמדים שירצו לעזור), ושייתן את התמורה הכי טובה לכספכם. בצעו סקר שוק מקיף בעניין זה – ככל שתבחנו יותר מקומות כך תשיגו יותר במשא ומתן על המחיר ויהיה לכם מקור טוב יותר להשוואה.

אוכל

בדקו ואל תתביישו לטעום את המנות ולבדוק את המטבח. זה ממש לא נעים ללכת לאירוע ולאכול אוכל קר (כשהוא צריך להיות חם), ירקות לא טריים או בכלל מאכלים באיכות ירודה. לא כל האולמות מחזיקים שף רציני ולכן תדאגו לבדוק את האוכל בקפידה על מנת שהאורחים יצאו מהאירוע שלכם שבעים ומרוצים.

המלצות

תשאלו משפחה, חברים וקרובים אחרים, במיוחד כאלו שהיה להם אירוע לא מזמן באותו אולם שאתם מתכננים לשכור. אין חכם מבעל נסיון – ידוע לכול וזה נכון גם במציאת אולם. מקום שיש עליו הרבה ממליצים שאתם מכירים וסומכים עליהם – יוריד מכם הרבה חששות ולחץ נפשי.

המקומות שאתם מכירים בעצמכם ושהרבה קרובים המליצו לכם עליהם – הם המקומות הראשונים שעליכם לבדוק. כמו כן ניתן לבדוק באינטרנט תגובות, המלצות ודירוגים על אולמות שונים בארץ.

זהו, אנו מקווים שמדריך זה יעזור לכם באחת המשימות הקשות בארגון האירוע – מציאת האולם האידיאלי לאירוע שלכם. אחרי שתעשו זאת, כל השאר כבר יהיה קל יותר. מזל טוב ובהצלחה, רק שתחגגו בכיף!

ההצבעה שלך: ריק Average: 5 (1 vote)
Booking.com